Esimerkkitilanteita
Kaikki odottivat yrittäjää
Yritys oli kasvanut tasaisesti, mutta arjessa yksi ilmiö alkoi näkyä yhä selvemmin: lähes kaikki tärkeät päätökset kulkivat yrittäjän kautta.
Yrittäjä ei pystynyt käymään kokousta loppuun ilman keskeytyksiä. Oven takana odotti jatkuvasti joku, joka tarvitsi vastauksen päästäkseen työssään eteenpäin. Asiakaskäyntien aikana tilanne oli usein vielä hankalampi. Moni asia jäi odottamaan yrittäjän puhelua tai paluuta toimistolle.
Kun yrittäjä oli poissa pidempään, keskeneräisten asioiden lista alkoi kasvaa. Työ ei varsinaisesti pysähtynyt, mutta eteneminen hidastui, päätöksiä odotettiin ja moni tehtävä jäi roikkumaan.
Tarkemmassa tarkastelussa ongelma ei johtunut yrittäjän työmäärästä vaan siitä, että liian moni asia oli käytännössä riippuvainen yhdestä ihmisestä.
Muutosten jälkeen päätöksiä pystyttiin tekemään lähempänä työtä, odottaminen väheni ja yrittäjän aikaa vapautui jatkuvasta ongelmien ratkomisesta.
Kaikki tekivät töitä, mutta silti oltiin myöhässä
Yrityksessä ei ollut henkilöstöpulaa, osaamisongelmia eikä motivaation puutetta. Päinvastoin: ihmiset tekivät työnsä tunnollisesti ja ylityöt olivat arkipäivää.
Siitä huolimatta toimitukset viivästyivät jatkuvasti. Kiireestä oli tullut normaali olotila. Yksi kiireellinen asia syrjäytti toisen, prioriteetit vaihtuivat kesken päivän ja aikataulut venyivät viikosta toiseen.
Ylityöt söivät kannattavuutta, henkilöstö alkoi väsyä ja myös asiakkaiden kärsivällisyys oli koetuksella. Työn laatu pysyi hyvänä, mutta tunnelma kiristyi.
Yrittäjä alkoi pohtia, oliko suunniteltu kasvu ylipäätään mahdollinen. Jos nykyinen toiminta oli jatkuvasti äärirajoilla, mitä tapahtuisi, jos tilauksia tulisi lisää?
Tarkemmassa tarkastelussa kävi ilmi, että ongelma ei johtunut henkilöstön osaamisesta tai sitoutumisesta. Työtä tehtiin paljon, mutta arjen toimintatavat aiheuttivat jatkuvaa kuormitusta, keskeytyksiä ja viiveitä.
Muutosten jälkeen toimitusvarmuus parani, kiiretilanteet vähenivät ja kasvun mahdollisuudet alkoivat näyttää realistisemmilta.
Poissaolot kuormittivat koko organisaatiota
Yrityksessä oli osaavat ihmiset ja toiminta vaikutti pääosin sujuvalta. Silti yksi asia aiheutti jatkuvasti huolta: poissaolot.
Lomat, vanhempainvapaat tai lasten sairastumiset näkyivät välittömästi arjessa. Kun joku oli poissa, hänen tehtäviään siirtyi muille. Korvaajat eivät kuitenkaan aina tunteneet tehtäviä riittävän hyvin, eikä ollut selvää, kuka vastaisi mistäkin tilanteessa, jossa avainhenkilö ei ollut paikalla.
Poissaolojen aikana samat kysymykset toistuivat yhä uudelleen: miten tämä tehdään, mistä tieto löytyy ja kuka osaa hoitaa asian? Vastaukset löytyivät usein henkilöltä, joka ei juuri silloin ollut töissä.
Erityisesti kesäkuukaudet olivat haastavia. Työmäärä ei vähentynyt samassa suhteessa kuin henkilöstön määrä, ja paikalla olevien kuormitus kasvoi merkittävästi. Tuottavuus laski, asioiden läpimeno hidastui ja moni odotti vain lomien päättymistä.
Yrittäjä tiesi, ettei toiminta voisi kasvaa merkittävästi niin kauan kuin tärkeät tiedot ja osaaminen olivat muutaman henkilön varassa.
Muutosten jälkeen poissaolojen vaikutus arkeen pieneni, työ kuormitti tasaisemmin ja toiminta muuttui vähemmän riippuvaiseksi yksittäisistä ihmisistä.
Poikkeuksista oli tullut normaalia
Asiakas pyysi muutosta tilaukseen. Ratkaisu päätettiin toteuttaa nopeasti, vaikka sitä ei ollut testattu etukäteen eikä toimintatapaa ollut määritelty kunnolla.
Vähitellen vastaavia tilanteita alkoi kertyä lisää. Tuotteita muokattiin asiakkaiden toiveiden mukaan, uusia variaatioita hyväksyttiin tuotantoon ja laadun arviointi perustui osittain kokemukseen, koska selkeitä hyväksymiskriteerejä ei aina ollut.
Yhden tilauksen valmistaminen vei lopulta moninkertaisesti suunniteltua enemmän aikaa. Tuotannon aikana jouduttiin ratkaisemaan jatkuvasti uusia ongelmia, tekemään korjauksia ja tekemään päätöksiä keskeneräisen tiedon perusteella.
Tilauksen valmistuminen toi helpotuksen, mutta epävarmuus jäi. Mitä tapahtuisi, jos asiakas ei olisi tyytyväinen lopputulokseen? Mahdollinen reklamaatio voisi tarkoittaa lisää selvitystyötä, korjauksia, uusia toimituksia ja lisää aikaa jo valmiiksi kannattamattomaan tilaukseen.
Samalla heräsi toinen kysymys: mitä tapahtuisi, jos tällaisia tilauksia tulisi enemmän? Nykyinen toimintatapa saattoi toimia yksittäisissä tapauksissa, mutta sen varaan ei voinut rakentaa hallittua kasvua.
Tarkemmassa tarkastelussa ongelma ei ollut yksittäinen tilaus vaan tapa, jolla poikkeuksia käsiteltiin osana normaalia toimintaa.
Muutosten jälkeen uusien ratkaisujen käyttöönotto muuttui hallitummaksi, tuotannon ennustettavuus parani ja poikkeustilanteiden määrä väheni.